ホテルから発送する国際荷物について
荷物を海外に送る時、
国際郵便EMS（Express Mail Service）と国際宅急便（クーリエサービス）があります。
違いについては後述しますが、EMSとクーリエは代表的なものでFedex、DHL、UPS。
普段使う時はほぼEMSが一般的なので今回はEMS中心にお話をします。
準備するもの
- 伝票
- インボイス in Voice
- 国際郵便の申告書
- EMS通関委任状(輸出)値段が２０万円を超える場合
伝票
物品用と書類用があります。
インボイス in Voice
インボイスとは、物品を送るときに税関への申告、検査などで必要となる書類
物品発送の場合必要になります。
書類発送の場合は既にIn Voice兼用の伝票になっているので必要ありません。
国際郵便の申告書
日本語か英語で提出、主に危険物に関する申告書でチェックと署名をして提出が必要です
EMS通関委任状(輸出)
荷物の値段の合計20万円を超える場合に必要1点につき2,800円かかります
それぞれの書式はホームページからダウンロード出来ます。
国際郵便 ダウンロード
手順
お客さんからの荷物を受け取る
伝票とインボイスIn Voiceを記入して頂く。
送る荷物の値段が合計20万円を超える場合は通関委任状(輸出)にも記入を頂く。
量りで荷物の重さを量る
1キロからグラムに変換しなければならないので、1キロを超えた場合は《重さ×1000》をして下さい。
伝票とインボイスIn Voiceのコピーをとる
伝票…原本1枚(荷物に貼る用)＆コピー枚（ホテル側控え）
インボイスIn Voice…3枚コピーとってください。原本含め、全部で4枚 (荷物に貼る伝票に挟む用2枚＆ホテル控え1枚)
荷物には伝票とインボイスIn Voice 2枚 (原本とコピー1枚)をまとめて貼って置くと分かりやすいでしょう。
だいたいの値段を出す
郵便局のサイトで国名と、計ったおおよその重さを入力すると値段が出ます
郵便局 料金・日数を調べる
＊「kg(キログラム)」ではなく「g(グラム)」注意！！
電話で集荷の依頼をする
聞かれる事
郵便番号、電話番号、送る先の国名、荷物の大きさ等。
料金について
料金は一時的にホテル側の立て替えか部屋のアカウントで立て替えになるのでそれぞれのホテルのルールに準ずる。
正確な金額は実際の集荷時に決定する。
集荷時
領収書をもらったらコピーしてホテル側控え、原本は請求先へ。
すべてのホテル側控えを保管管理する。
注意する事
その日中に出発するお客さんには、料金が確定してない為、後請求になる事を説明しましょう。
但しホテルによっては後請求が出来ない等規則が異なりますのでここは各ホテルのルールに準じて下さい。
国際便は国や送る内容によって対応がかなり異なるので一般的でない荷物を送るとき注意が必要です。
国際郵便と宅配の違い
郵便と宅配は別の組織形態を持ち、物を送る際はそれぞれの関税の仕組みが採用され結果便宜性に差が出ている、と言うのが実態なのです。
つまり似ているけど別物と考えられているのでルールに厳格さの違いが出ているのです。
それなら全部EMSでいいんじゃない？ってなりますが、そう言うわけでもないのです。
なぜなら送る国や物、かかる時間やサービスの品質、保険など、それから後からかかる関税やその他の発生料金を送り主が払うか否かなどでどっちがいいかの選択肢が別れます。
例えば全て送り主が払うと言う場合は追加料金も全て送り主に後日請求が発生します。
なので送り主と受取人の関係性なども重要になってきます。基本的にどの様な用途で、何を誰に送るかを基準にどのサービスが適してるか判断する必要があります。
これはまずはお客さんにしっかり選んでいただいくことでホテル側がトラブルを回避する事が重要です。
例えば日本で購入した美術品を国際便でアメリカに送りたいなど、特異なケースに当たるのでこれは品質の高い国際宅配業者にお願いする方がいいし、そもそも国際郵便では美術品は受け付けてないですね。保険の限度額もありますので。
まとめ
一般的な荷物を含めて海外に荷物を送る時はしっかり情報を集めて必要書類を用意する事がだいじですね。
事前に知識をいれて、新しいルールなど日々変化する情報収集も必要になります。
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